Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Bạn đang có kế hoạch tổ chức hội thảo hoặc hội nghị cho công ty của mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình và timeline cần thiết cho việc tổ chức buổi hội thảo hoặc có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức hội thảo trọn gói uy tín? Nha Trang Event có đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm và chuyên môn, đảm bảo quý vị sẽ nhận được dịch vụ chất lượng cao với các quy trình hoạt động chuyên nghiệp và chặt chẽ.

Chúng tôi cũng cung cấp cho quý vị thông tin về quy trình và timeline cần thiết để tổ chức một hội nghị hoặc hội thảo hiệu quả.

Tổ chức hội thảo là gì?

Ý nghĩa của việc tổ chức Hội Thảo

1. Xây dựng hình ảnh, thương hiệu

2. Tạo lòng tin với khách hàng

3. Quảng bá sản phẩm, dịch vụ

4. Giải quyết các vấn đề tồn đọng

Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến

1. Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

2. Hội thảo Workshop

3. Hội thảo khoa học

4. Hội thảo du học 

5. Hội thảo khách hàng

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

1. Xác định mục tiêu, đối tượng, chủ đề của hội thảo.

2. Lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết

3. Làm việc với các diễn giả, chuyên gia trong buổi hội thảo

4. Truyền thông cho hội thảo

5. Chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo

6. Tổ chức hội thảo

7. Đánh giá, kết thúc buổi hội thảo

Ý tưởng tổ chức Hội Thảo ấn tượng

1. Kết hợp tiệc liên hoan, tiệc nhẹ với tổ chức hội thảo

2. Kết hợp tổ chức các mini game, tiết mục văn nghệ với tổ chức hội thảo

Timeline mẫu kịch bản chương trình hội thảo trọn gói

 TOP 5 địa điểm tổ chức hội thảo lý tưởng

Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Nha Trang

Xem thêm

Tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói

Một trong những sự kiện hàng năm được các doanh nghiệp và tổ chức quan tâm đến nhất là tổ chức hội nghị khách hàng. Hoạt động này là một sự kiện thường niên trong doanh nghiệp nhằm gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết, quảng bá sản phẩm và thu thập ý kiến đánh giá từ khách hàng.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng, Nha Trang Event hiểu rõ về tầm quan trọng và ý nghĩa của hoạt động này đối với các công ty và doanh nghiệp.

Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, cần phải quan tâm đến các yếu tố nào? Nha Trang Event sẽ giúp bạn tìm hiểu cách thức tổ chức một sự kiện hoàn hảo.

1. Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị tri ân khách hàng có tên tiếng anh là Customer Conference thường được tổ chức vào giữa hoặc cuối năm. Hội nghị khách hàng được thực hiện dưới tên gọi khác nhau như họp mặt, lễ kỷ niệm, lễ tri ân, hội nghị vinh danh,... đây là một sự kiện quan trọng để gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết, quảng bá sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Hội nghị còn cung cấp cơ hội để doanh nghiệp thăm dò ý kiến khách hàng và tạo định hướng cho hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể thể hiện văn hoá hoạt động, tầm nhìn sứ mệnh và tăng cường mối quan hệ với khách hàng cũ, cũng như thu hút khách hàng mới để tăng cường sức cạnh tranh.

2. Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng

Việc tổ chức hội nghị khách hàng là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và tổ chức vì nó mang lại nhiều lợi ích và ý nghĩa. Sau đây là một số ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng:

2.1. Đối với phía doanh nghiệp

Thông qua sự kiện này, doanh nghiệp có thể truyền tải lời cảm ơn sâu sắc đến những khách hàng đã đồng hành và đặt niềm tin vào công ty trong suốt thời gian qua. Việc này không chỉ giữ cho sợi dây kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng càng thêm chặt chẽ, mà còn tạo ra cơ hội để doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ mới với khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai.

Hội nghị khách hàng còn có nhiều lợi ích khác như giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, định hình phong cách và nét đặc trưng riêng biệt của công ty. Tóm lại, tổ chức hội nghị khách hàng là một cách hiệu quả để doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng, đồng thời xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu của mình trên thị trường.

2.2. Đối với khách hàng

Ngoài những giá trị đặc biệt mà hội nghị mang lại cho doanh nghiệp, sự kiện còn đem đến nhiều lợi ích đáng kể cho khách hàng. Tham gia hội nghị, khách hàng có cơ hội hiểu rõ hơn về quy trình sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp cho họ trong thời gian dài. Hơn nữa, sự kiện cũng mang đến cho khách hàng nhiều thông tin hữu ích, giúp xây dựng niềm tin và tạo sự gắn kết với thương hiệu của doanh nghiệp. Khách hàng cũng có cơ hội nhận được các món quà tri ân và voucher giảm giá hấp dẫn.

3. Các loại hình tổ chức hội nghị khách hàng

3.1 Hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là một hoạt động quan trọng không chỉ để tri ân khách hàng mà còn để kết nối và thăm dò thị hiếu khách hàng về sản phẩm trên thị trường. Đây là cơ hội để công ty duy trì khách hàng trung thành và thu hút thêm khách hàng tiềm năng, tăng cường sức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trường.

Ngoài ra, hội nghị cũng là dịp để doanh nghiệp giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông. Từ đó, nâng cao mối quan hệ và hình ảnh thương hiệu của công ty.

Để tổ chức một buổi hội nghị khách hàng thành công, công ty cần chuẩn bị thật kỹ chủ đề, concept và kịch bản. Đồng thời, lên kế hoạch chi tiết để đạt được nhiều thành công nhất có thể. Tuy nhiên, rủi ro là điều không thể tránh khỏi nên công ty cần có kế hoạch dự phòng để đề phòng bất trắc.

3.2 Hội nghị bán hàng

Để bán hàng hiệu quả, người bán cần áp dụng các phương pháp bán hàng hợp lý để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, tìm kiếm khách hàng để bán hàng không phải là điều đơn giản. Hội nghị bán hàng là một trong những cách để doanh nghiệp tiếp cận với nhiều người mua hàng cùng một lúc.

Tuy nhiên, để thành công trong kinh doanh, việc xây dựng niềm tin cho khách hàng là rất quan trọng. Thông qua hội nghị bán hàng, các doanh nghiệp có thể tìm kiếm những tệp khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty đang kinh doanh.

3.3 Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới

Đây là một sự kiện quan trọng nhằm giới thiệu đến công chúng, truyền thông và đối tác những sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Nó là bước đệm quan trọng để chuẩn bị cho việc bán sản phẩm chính thức sau này. Để đạt được mục tiêu này, việc lên kế hoạch và đầu tư vào thiết kế của trang trí, chương trình và trải nghiệm sản phẩm là rất quan trọng.

4. Quy trình cơ bản để tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động phổ biến và quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay. Kế hoạch tổ chức một buổi hội nghị thường đơn giản, bao gồm bài phát biểu của những nhân vật quan trọng, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới (nếu có), trao đổi và thảo luận, và có thêm các tiết mục giải trí như văn nghệ hoặc trò chơi, bốc thăm trúng thưởng. 

Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, cần thực hiện theo quy trình và các bước sau:

4.1. Xác định mục đích của buổi hội nghị

Để đảm bảo thành công cho một buổi hội nghị khách hàng, việc xác định chủ đề hội nghị rõ ràng và cụ thể là vô cùng quan trọng. Chủ đề sẽ tạo nên cơ sở để xây dựng nội dung và lên kế hoạch các hoạt động trong buổi hội nghị một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Thường thì, khi tổ chức một hội nghị, các doanh nghiệp nhắm đến mục đích khác nhau như tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, tìm kiếm đối tác kinh doanh mới, phát triển thương hiệu hay khẳng định giá trị của mình. Tùy thuộc vào mục đích của khách hàng, các chi tiết kế hoạch và dự trù chi phí cho sự kiện hội nghị khách hàng sẽ được đưa ra phù hợp.

4.2. Xác định đối tượng, số lượng khách hàng

Yếu tố quan trọng để thành công trong một sự kiện hội nghị chính là đối tượng khách hàng tham dự. Nếu chọn sai đối tượng khách hàng, sự kiện có thể không đạt được kết quả như mong đợi. Để xác định đối tượng khách hàng thích hợp, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về sản phẩm của mình. Từ đó, họ có thể tạo ra một chân dung khách hàng cụ thể, bao gồm thông tin về giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích, và nhiều yếu tố khác.

Sau khi đã xác định được đối tượng khách hàng, bước tiếp theo là ước tính số lượng khách hàng có thể tham dự và gửi thiệp mời tới các khách hàng tương ứng.

4.3. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Sau khi xác định được số lượng khách mời, việc lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện sẽ trở nên dễ dàng hơn. Thời gian tổ chức nên được lên kế hoạch trong các khung giờ sáng từ 8h đến 10h, chiều từ 14h đến 16h, tối từ 16h đến 20h vào các ngày như thứ bảy, chủ nhật, các dịp nghỉ lễ và cuối năm. Tổ chức vào những ngày nghỉ sẽ giúp đảm bảo thời gian thuận tiện cho khách hàng, công ty, và nhân vật lớn (chủ doanh nghiệp) có thể sắp xếp tham dự được.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, quý khách nên cân nhắc tùy theo quy mô của chương trình và mong muốn của mình. Các địa điểm phổ biến có thể kể đến như khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện, v.v. Tuy nhiên, khi lựa chọn địa điểm cần chú ý đến các dịch vụ tiện ích đi kèm như chỗ để xe, sân khấu biểu diễn, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng.

Nếu quý khách muốn tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện là một lựa chọn hợp lý, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn so với tổ chức trong khách sạn với chi phí thường cao và chất lượng chỉ ở mức khá.

4.4. Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình

Sau khi đã xác định rõ yêu cầu và mong muốn của buổi hội nghị khách hàng, bạn có thể bắt đầu lên ý tưởng và kế hoạch tổ chức buổi hội nghị khách hàng sơ bộ, bao gồm việc xây dựng kịch bản chương trình. Kịch bản này cần phải nêu rõ các điểm chính và điểm nổi bật, cùng với diễn biến chi tiết của các chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội nghị.

Việc lên kịch bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu bạn tổ chức buổi hội nghị một cách bộc phát theo cảm xúc mà không lên kịch bản thì có thể sẽ gặp phải nhiều vấn đề không lường trước được, dẫn đến sự kiện không thành công. Do đó, việc lên kịch bản được xem là bước quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới thành công của chương trình.

Nếu kịch bản được lên kế hoạch chuẩn xác, chương trình sẽ diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Tuy nhiên, ý tưởng chương trình cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc gây ấn tượng với khách mời. Một ý tưởng sáng tạo và độc đáo sẽ kích thích sự tò mò và hứng thú của khách mời, giúp tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp.

Những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản, cũng như cách dàn dựng sân khấu thường được giao cho các công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm. Các đơn vị này thường sẽ đem đến những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị trở nên thu hút và mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

4.5. Triển khai thực hiện

Bước này rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị sự kiện vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và để lại ấn tượng tích cực cho khách mời. Để chuẩn bị cho sự kiện này, các yếu tố sau cần được đảm bảo:

1. Thiết kế các ấn phẩm sử dụng trong sự kiện.
2. Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
3. Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị, hội thảo, thiết lập hội trường và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị.
4. Thiết lập âm thanh, ánh sáng, màn hình và thực hiện các công việc theo kịch bản đã được lên sẵn.
5. Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm, bao gồm phương tiện giao thông, thực phẩm, nước uống, tặng phẩm, quà tặng và nhân viên chờ phục vụ tại hội trường để đảm bảo sự chu đáo và nhiệt tình.
6. Lựa chọn nhân sự phù hợp để thực hiện chương trình.
7. Chuẩn bị các trường hợp dự phòng hoặc bổ sung thay thế khi cần thiết.

5. Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Dưới đây là mẫu kịch bản hội nghị khách hàng mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:  

STT	Thời lượng	Hạng mục chính	Nội dung chi tiết
1	15 phút	Đón khách	- Lễ tân sẽ đón khách tại sảnh - Tại khu vực check in: nhân viên sẽ phụ trách làm thủ tục check in, phát thẻ tri ân, chụp ảnh, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi.
2	30 phút	MC tuyên bố lý do, giới thiệu buổi lễ.	- MC tuyên bố lý do chính - Giới thiệu đại biểu - Giới thiệu khách mời - Video trình chiếu về công ty - Mời lãnh đạo lên phát biểu khai mạc
3	10 phút	Vinh danh đơn vị và khách hàng xuất sắc	- MC mời lên vinh danh những khách hàng, đơn vị có thành tích xuất sắc trong năm qua - Nhân viên chuẩn bị hoa và quà để trao cho mọi người.
4	45 phút	Khai tiệc	- Thông báo nhà hàng lên món - Kiểm tra khách mời đã có đầy đủ đồ ăn, thức uống hay chưa
5	20 phút	Chương trình văn nghệ và bốc thăm trúng thưởng	- Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ trình diễn - Nhân viên chuẩn bị thùng phiếu bốc thăm - Nhân viên chuẩn bị quà tặng
6	15 phút	Bế mạc	- Tiến hành chụp ảnh check out, lưu niệm - Chào tạm biệt khách hàng, đối tác

6. Những lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

6. Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói

Nha Trang Event là lựa chọn lý tưởng cho việc tổ chức hội nghị bởi vì chúng tôi đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này và đã thành công trong việc tổ chức sự kiện hội nghị và hội thảo cho các doanh nghiệp. Chất lượng và chi phí của mỗi dịch vụ mà chúng tôi cung cấp đều được đảm bảo. Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và yêu nghề của chúng tôi luôn cố gắng hết mình để đảm bảo sự thành công của mỗi sự kiện hội nghị.

Chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết cụ thể từ khâu lên kế hoạch đến mọi chi tiết diễn ra trong hội nghị để đáp ứng yêu cầu và ngân sách của Quý khách hàng. Chúng tôi còn sở hữu các thiết bị tổ chức chất lượng cao giúp tiết kiệm chi phí thuê đồ bên ngoài. Vì vậy, nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức hội nghị, hãy liên hệ với chúng tôi thông qua hotline 0942 893 208 để nhận được tư vấn toàn diện và đảm bảo thành công cho sự kiện của Quý khách hàng.

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TRANG TRÍ NHA TRANG

• Điện thoại: 0258 3 541 568
• Di động: 0942 89 32 08 (Hòa Đoàn)
• Email: gm@adsviet
• Website: www.nhatrangevent.vn
• Facebook:https://fb.com/AdsViet.NhaTrangEvents
• Địa chỉ: Số 168 Đường Củ Chi, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang, Khánh Hòa.

Xem thêm

Tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Tổ chức Lễ khánh thành là dấu mốc quan trọng đánh dấu sự thành công và sự phát triển của doanh nghiệp, tuy nhiên, việc chuẩn bị và tổ chức một lễ khánh thành đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Bằng việc sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và công sức cần thiết để chuẩn bị sự kiện, đồng thời đảm bảo sự hoàn hảo và đẳng cấp cho sự kiện của mình

1. Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện rất quan trọng đối với các doanh nghiệp,đây là dịp để chính thức đánh dấu việc hoàn thành một công trình, dự án hoặc sự thành lập của một tổ chức, đơn vị. Lễ khánh thành mang trong mình ý nghĩa của một sự khởi đầu thuận lợi với nhiều may mắn và chứa đầy hy vọng vào hoạt động tương lai của công trình.

Ngoài việc thông báo với các tổ chức, đơn vị liên quan, lễ khánh thành còn có ý nghĩa cầu mong mọi hoạt động sau đó diễn ra thuận lợi và thành công. Với ý nghĩa đặc biệt này, buổi lễ trở thành một dịp để các đối tác, khách hàng cùng chia sẻ niềm vui và hy vọng với doanh nghiệp.

2. Sự khác nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương

Lễ khánh thành và lễ khai trương là hai sự kiện thường bị nhầm lẫn là một vì chúng có kịch bản tương tự và cùng mục đích là giới thiệu hoặc khai trương một công trình hoặc hoạt động kinh doanh mới. Tuy nhiên, hai sự kiện này lại mang những ý nghĩa khác nhau.

• Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony)

- Là sự kiện diễn ra sau khi một công trình, dự án hoàn tất và được đưa vào hoạt động. Đây là dịp để đánh dấu sự thành công và khởi đầu của một công trình mới, đồng thời thông báo tới các đơn vị, tổ chức liên quan và khẳng định vị thế của công trình đó. 

- Lễ khánh thành thường được tổ chức với một không gian trang trọng, nghiêm túc và ấn tượng, với sự tham dự của các đại diện của chính quyền, các đối tác, khách hàng và cộng đồng.

- Lễ khánh thành thường gắn liền với các công trình, dự án xây dựng như: khánh thành nhà máy, khánh thành tòa nhà, khánh thành trường học, khánh thành công ty, …

• Lễ khai trương (Grand Opening) 

- Là sự kiện đánh dấu sự khởi đầu hoạt động của một doanh nghiệp, cửa hàng, showroom hoặc một chi nhánh mới. Đây là dịp để quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mới. 

- Lễ khai trương thường được tổ chức với một không gian ấm cúng, thân thiện và gần gũi hơn so với lễ khánh thành, với mục đích tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác và cộng đồng xung quanh.

- Lễ khai trương bao giờ cũng gắn liền với các hoạt động buôn bán kinh doanh của doanh nghiệp và chủ cửa hàng như: Khai trương cửa hàng, khai trương showroom, khai trương nhà hàng, chi nhánh... 

Lễ khánh thành và lễ khai trương là hai sự kiện quan trọng đánh dấu sự khởi đầu của một công trình hoặc doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi sự kiện lại mang những ý nghĩa và cách tổ chức khác nhau, phù hợp với mục đích của từng sự kiện.

3. Ý nghĩa và tầm quan trọng của buổi lễ khánh thành

Lễ khánh thành là sự kiện đặc biệt, mang ý nghĩa khởi đầu may mắn và hy vọng cho hoạt động kinh doanh tương lai của công trình. Tổ chức lễ khánh thành thành công mang ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp

• Về mặt tâm linh

Đối với quan niệm “Có thờ có thiêng có kiêng có lành” của người Phương Đông, nhà cửa công trình là một phần quan trọng trong cuộc sống và kinh doanh. Tổ chức lễ khánh thành giúp chủ đầu tư yên tâm về sự hoạt động suôn sẻ của công trình. Bên cạnh đó, buổi lễ cũng là một nét văn hóa từ xa xưa được tổ chức ở hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ.

• Xây dựng hình ảnh

Tổ chức lễ khánh thành tạo hình ảnh tốt cho công ty, thu hút khách hàng mới và đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch tỉ mỉ và chiến dịch marketing tốt sẽ giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ và đem lại những bước tiến quan trọng cho doanh nghiệp.

• Về mặt kinh doanh

Lễ khánh thành thường được tổ chức với quy mô lớn và tạo nên ảnh hưởng đến khu vực xung quanh, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. 

Sự kiện này giúp chủ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của cá nhân và doanh nghiệp, quảng cáo sản phẩm và dịch vụ đến với công chúng, từ đó tạo ra các mối quan hệ tốt và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 

Việc đầu tư tổ chức bài bản, hoành tráng giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp và khẳng định vị trí của công trình đó trong lòng khách mời.

Với ý nghĩa quan trọng đó, nhiều khách hàng luôn băn khoăn làm sao để tổ chức một sự kiện khánh thành thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời. Hiểu được điều đó, Sự Kiện Nha Trang luôn sẵn sàng cùng khách hàng lên ý tưởng, triển khai và hoàn thiện từng khâu để đem tới một buổi lễ khánh thành chuyên nghiệp, tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và nâng cao hình ảnh thương hiệu, đồng thời đẩy mạnh hợp tác làm ăn với đối tác và khách hàng tiềm năng.

4. Cách lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Để bắt đầu thực hiện một dự án tổ chức sự kiện lễ khánh thành, việc đầu tiên cần làm là lập một kế hoạch tổ chức lễ khánh thành hoàn chỉnh. Thường các hạng mục và kế hoạch tổ chức sẽ phải chuẩn bị trước một tháng trước khi sự kiện bắt đầu. Tiếp theo là lên kịch bản chi tiết chương trình và book nhân sự chạy sự kiện. Dưới đây là một số bước cơ bản trong quá trình lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, mà bạn có thể tham khảo:

4.1 Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Khi thực hiện một chương trình, việc lên ý tưởng và xác định chủ đề là rất quan trọng. Điều này áp dụng cho mọi sự kiện, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Để xác định ý tưởng và chủ đề phù hợp, cần dựa vào mục đích của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Chương trình cần có nội dung sáng tạo, độc đáo và gây ấn tượng mạnh cho khách mời tham dự. Đồng thời, chương trình cần truyền tải thông điệp, mong muốn của doanh nghiệp đến các khách mời tham dự.

4.2 Lên danh sách, số lượng khách mời

Việc lập danh sách và xác định số lượng khách mời là rất quan trọng để đảm bảo quy mô và chất lượng của sự kiện khánh thành. Đặc biệt, nên chọn lựa kỹ các khách mời quan trọng, có tầm ảnh hưởng để nâng cao hiệu quả của chương trình. Cần mời cả đối tác và khách hàng tiềm năng để tăng cơ hội quảng bá sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách cần được thực hiện chu đáo và cẩn thận để đảm bảo khách mời có được trải nghiệm tốt nhất. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp và thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức sự kiện.

4.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng và có ảnh hưởng đáng kể đến quy mô của sự kiện. Thông thường, lễ khánh thành sẽ được tổ chức tại nơi công trình hoàn thiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc chọn một địa điểm gần đó cũng là một giải pháp khả thi để thuận tiện cho việc tổ chức.

Khi đã biết số lượng khách mời dự kiến, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng sẽ trở nên đơn giản hơn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc lựa chọn một địa điểm thân thiện và tiện nghi cũng sẽ giúp tạo ra ấn tượng tốt và thu hút sự quan tâm của khách mời tham dự.

4.4 Lên các hạng mục cần chuẩn bị

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về chương trình khánh thành, việc tiếp theo là phải lên kế hoạch chi tiết để chuẩn bị cho sự kiện. Việc này bao gồm phân chia công việc và lên các hạng mục cần chuẩn bị để tránh tình trạng thiếu hụt khi bước vào khâu triển khai sự kiện.

Các hạng mục cần chuẩn bị bao gồm:

• Xin giấy phép tổ chức
• Thiết kế sân khấu, bandroll, standee, backdrop, cổng chào, và các yếu tố trang trí khác
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng, hoa tươi, bóng trang trí, bộ cắt băng khánh thành, đồ uống, tiệc teabreak, và các vật dụng khác cần thiết cho sự kiện
• Thi công, trang trí, cổng bóng, cổng hơi tại địa điểm tổ chức
• Lựa chọn nhân sự phù hợp như MC, ca sĩ, nhóm nhảy, lân sư rồng, PG lễ tân, và các vị trí khác
• Lập kế hoạch truyền thông và quảng bá sự kiện thông qua các phương tiện truyền thông như báo chí, đài truyền hình, và các kênh truyền thông khác
• Quản lý rủi ro trong sự kiện và có phương án, biện pháp khác phục kịp thời

Việc chuẩn bị kỹ càng như vậy sẽ giúp cho sự kiện khánh thành được tổ chức một cách hiệu quả và thành công.

4.5 Dự trù ngân sách, chi phí tổ chức

Cần phải tính toán và xác định được mức kinh phí cần bỏ ra cho sự kiện. Sau đó, lên kế hoạch tổ chức về nhân sự và các trang thiết bị cần có để diễn ra buổi lễ.

Phân bổ ngân sách cho các hạng mục cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo chi phí được sử dụng một cách hợp lý. Các chi phí có thể được phân bổ cho thiết bị, nhân sự, tiệc và các chi phí phát sinh khác. Việc phân bổ kinh phí đúng cách sẽ giúp cho sự kiện được tổ chức hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đề ra.

4.6 Xây dựng kịch bản chương trình

Dựa vào mục đích của sự kiện và thông điệp cần truyền tải, cần lập kế hoạch chương trình và timeline chi tiết từ giờ tổ chức đến giờ kết thúc.

Kế hoạch chương trình nên bao gồm các phần chính sau:

1. Tiếp đón khách.
2. Trống hội, múa lân sư rồng chào mừng.
3. Giới thiệu về sự kiện và mục đích của buổi lễ.
4. Phát biểu chào mừng của đại diện tổ chức.
5. Phát biểu của đại diện khách mời.
6. Lễ cắt băng khánh thành.
7. Tham quan nhà máy, công trình.
8. Biểu diễn nghệ thuật.
9. Kết thúc buổi lễ

Tất cả các phần trong chương trình nên được sắp xếp một cách hợp lý và phù hợp với mục đích của sự kiện, đảm bảo tính liên tục và thu hút sự chú ý của khách mời.

5. Quy trình tổ chức lễ khánh thành

5.1. Chuẩn bị trước sự kiện

1. Xin giấy phép

Tùy thuộc vào tính chất của công trình, việc xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền là bước cần thiết để đảm bảo sự thành công của buổi lễ và tránh những rắc rối pháp lý không đáng có. Tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hoàn thiện để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng, đồng thời đảm bảo việc tiến hành buổi lễ thuận lợi và hiệu quả.

2. Trang trí lắp đặt các hạng mục

Trang trí và lắp đặt các hạng mục sự kiện được chia thành từng khu vực cụ thể để đảm bảo sự thống nhất và tối ưu hóa trải nghiệm cho khách mời tham dự.

• Khu vực cổng và lối vào sự kiện: Được lắp đặt cổng chào, trải thảm dọc lối đi và trang trí hoa chúc mừng để tạo nên sự sang trọng và đón tiếp khách mời một cách chuyên nghiệp. Việc treo bandroll, standee và bàn check-in cũng sẽ được sắp xếp để tiếp nhận khách mời một cách thuận tiện và nhanh chóng.
• Khu vực xung quanh sự kiện: Được trang trí bằng các hạng mục như treo bandroll dọc, ngang, cờ,... để thông báo đến đơn vị xung quanh về sự kiện diễn ra tại địa điểm này.
• Khu vực sân khấu: Là nơi tập trung chính của sự kiện, để đảm bảo sự thành công của sự kiện, việc lắp đặt sân khấu cùng với các thiết bị âm thanh ánh sáng phải phù hợp. Trang trí hai bên sân khấu. Hệ thống báo điện cũng sẽ được lắp đặt để đảm bảo sự liên lạc và an toàn.
• Khu vực dưới sân khấu: Sắp xếp bàn ghế cho khách mời tham dự và chuẩn bị đồ uống, tiệc teabreak. Đồng thời, dọn dẹp vệ sinh  các khu vực để đảm bảo sự thoải mái và tiện lợi cho khách mời.

3. Bố trí nhân sự chạy sự kiện

Việc bố trí nhân sự cho từng khu vực là một trong những bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị và chạy sự kiện. Nhân sự sẽ được phân công cho từng khu vực cụ thể để đảm bảo sự hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện.

Sau khi bố trí nhân sự xong, công việc đào tạo và training sẽ được thực hiện để đảm bảo nhân sự được nắm rõ các kế hoạch và công việc cần thực hiện tại khu vực mình đảm nhiệm. Nhân sự sẽ được hướng dẫn cách thức thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời được trang bị kiến thức cần thiết để đối phó với các tình huống khẩn cấp.

5.2 Trong sự kiện

Các bước trong quy trình tổ chức lễ khánh thành trong sự kiện bao gồm:

• Đón khách: Đội ngũ lễ tân được trang bị đồng phục hoặc trang phục áo dài sẽ đón tiếp khách tại cửa ra vào. Lễ tân sẽ cài hoa và hướng dẫn khách kí ghi danh. Sau đó, khách sẽ được mời sử dụng tiệc trà trong khi chờ diễn ra buổi lễ và được đưa đến vị trí chỗ ngồi phù hợp.
• Tiết mục mở màn: Các tiết mục biểu diễn mở màn sẽ được sử dụng để ổn định chỗ ngồi và thu hút sự chú ý của khách mời. Trống hội và lân sẽ múa chào mừng tạo không khí náo nhiệt cho buổi lễ.
• Giới thiệu đại biểu và khách mời: MC sẽ lên sân khấu để giới thiệu các đại biểu và khách mời quan trọng có mặt trong buổi lễ.
• Phát biểu mở màn: Đại diện doanh nghiệp sẽ được mời lên phát biểu mở màn cho buổi lễ.
• Nghi thức cắt băng khánh thành: Lễ tân sẽ đưa đồ cắt băng tiến lên sân khấu. MC sẽ mời đại diện doanh nghiệp và đại diện khách mời lên thực hiện nghi thức cắt băng, đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp. Pháo điện và pháo trang kim sẽ nổ cùng lúc để nghi thức cắt băng thêm phần ấn tượng.
• Tham quan nhà máy: Đại diện doanh nghiệp sẽ dẫn khách tham quan nhà máy, công trình. Lân sư rồng sẽ múa cầu may.
• Tiết mục văn nghệ: Các tiết mục văn nghệ sôi động sẽ được biểu diễn để tạo không khí cho chương trình.
• Kết thúc buổi lễ: Sau khi buổi lễ kết thúc, tiếp viên sẽ tiễn khách và trao quà (nếu có) cho khách mời.

5.3 Sau sự kiện

Sau sự kiện lễ khánh thành, đội ngũ nhân viên sẽ tiến hành tháo gỡ và đóng gói các trang thiết bị âm thanh ánh sáng và các vật dụng trang trí để đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí. Đồng thời, đội ngũ nhân viên sẽ tiến hành dọn dẹp khu vực sự kiện và các khu vực vệ sinh để đảm bảo vệ sinh môi trường.

Nếu có yêu cầu, đội ngũ nhân viên sẽ thu dọn và vận chuyển các vật dụng, trang thiết bị đến địa điểm sau sự kiện. Việc này sẽ giúp cho sự kiện được hoàn thành một cách chuyên nghiệp và kết thúc suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng và khách mời tham dự sự kiện.

6. Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức lễ khánh thành?

Doanh nghiệp không nên tự tổ chức khánh thành vì nhiều lý do sau:

Thiếu kinh nghiệm: Lễ khánh thành là một sự kiện trọng đại cần có sự chuẩn bị chu đáo và chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện này có thể dẫn đến những vấn đề như không đủ trang thiết bị, phân bổ thời gian không hiệu quả hay quản lý không tốt trong quá trình tổ chức.

Chi phí cao: Tổ chức sự kiện khai trương tốn rất nhiều chi phí, bao gồm chi phí trang trí, thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí thuê địa điểm, chi phí tổ chức và quản lý đội ngũ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện có thể dẫn đến việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả và phát sinh chi phí không cần thiết.

Tốn thời gian, công sức: Tổ chức sự kiện khai trương cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu doanh nghiệp tự tổ chức các hoạt động sẽ khiến người lao động lãng phí thời gian, sức lực trong công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Thiếu chuyên nghiệp: Nếu công ty tự tổ chức sự kiện có thể không đạt được mục đích đề ra hoặc không để lại ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác hay công chúng. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Vì vậy, để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của sự kiện khánh thành, doanh nghiệp nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có kinh nghiệm để hỗ trợ, tư vấn trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện sự kiện.

7. Nha Trang Event cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp trọn gói

Việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện phù hợp trong thời điểm hiện nay là một thử thách đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tìm được một đối tác có đầy đủ sự chuyên nghiệp, từ thái độ phục vụ cho đến cách thức thực hiện công việc, không hề dễ dàng chút nào.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Nha Trang Event cam kết cung cấp cho quý khách hàng những dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp với giá cả phải chăng nhất. Nếu quý khách gặp khó khăn hay có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình tổ chức, hãy liên hệ ngay đến Nha Trang Event. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ tận tình để đảm bảo sự thành công của sự kiện của quý khách hàng.

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TRANG TRÍ NHA TRANG

• Điện thoại: 0258 3 541 568
• Di động: 0942 89 32 08 (Hòa Đoàn)
• Email: gm@adsviet
• Website: www.nhatrangevent.vn
• Facebook:https://fb.com/AdsViet.NhaTrangEvents
• Địa chỉ: Số 168 Đường Củ Chi, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang, Khánh Hòa.

Xem thêm

Tổ chức lễ khai trương trọn gói

Quý khách đang lên kế hoạch tổ chức một buổi lễ khai trương nhưng không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để buổi lễ diễn ra mang lại những ấn tượng tốt đẹp với khách hàng?

Nha Trang Event - đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói sẽ giúp quý khách giải quyết những vấn đề trên từ A đến Z. Để tổ chức lễ khai trương một cách hoàn hảo và gây được tiếng vang, thì việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có được một sự kiện khai trương chất lượng và hiệu quả nhất.

Tổ chức lễ khai trương trọn gói tại Nha Trang: tư vấn, báo giá, kế hoạch, kịch bản chuyên nghiệp Hotline: 0942 893 208

>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói 

1. Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương (Grand Opening) là một trong những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp giúp đánh dấu sự ra đời của tổ chức hoặc giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ hoặc địa điểm mới đến với cộng đồng

2. Ý nghĩa tổ chức lễ khai trương?

Trong tiếng Hán thì từ “Khai” có ý nghĩa là sự mở đầu, từ “Trương” có nghĩa là sự lớn mạnh, phát triển. Cả cụm từ “Khai Trương” mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp về sau này.

Ngoài ra, lễ khai trương còn mang yếu tố về mặt truyền thông, giúp doanh nghiệp có thể tạo ra sự chú ý và tăng nhận thức về nhận diện thương hiệu

Chính những ý nghĩa đó mà việc tổ chức lễ khai trương ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư.

3. Chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương

Để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công, việc chọn ngày và giờ khai trương là rất quan trọng. Quý khách có thể tham khảo các bước sau để lựa chọn ngày và giờ tốt nhất:

Bước 1: Tránh các ngày xấu được liệt kê trong lịch hoặc trên mạng như “Tam nương” -  ngày mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch.

Bước 2: Chọn ngày sao cho ngũ hành của ngày không xung khắc với ngũ hành của tuổi người khai trương.

Bước 3: Cân nhắc sao tốt, sao xấu, đặc biệt là ngày phải có nhiều sao Đại Cát như: Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên  n, Thiên Hỷ, và tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.

Bước 4: Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt để đảm bảo sự suôn sẻ trong buổi lễ.

Bước 5: Xem xét ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Sau khi đã chọn được ngày tốt, tiếp tục lựa chọn giờ Hoàng đạo để khởi sự một cách thuận lợi.

Thông thường, nên chọn các ngày chẵn như 2, 4, 6, 8… để tổ chức lễ khai trương cửa hàng bởi những ngày này mang ý nghĩa của sự đầy đủ, trọn vẹn.

Việc chọn ngày và giờ khai trương là rất quan trọng

4. Các dịch vụ tổ chức khai trương chuyên nghiệp

4.1 Tổ chức khai trương cửa hàng

Dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng, đây là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp,cơ sở kinh doanh, cửa hàng nhỏ và vừa lựa chọn để thông báo cho khách hàng về sự có mặt của họ trên thị trường. Buổi lễ khai trương sẽ bao gồm nhiều hoạt động như trang trí, dựng backdrop cho buổi khai trương, các tiết mục văn nghệ, MC dẫn chương trình và mini game. Bên cạnh đó, trong buổi lễ khai trương chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các banner quảng cáo chương trình khuyến mãi

4.2 Tổ chức khai trương siêu thị

Đối với các siêu thị, chi nhánh siêu thị mới mở, sự kiện khai trương sẽ được quan tâm đặc biệt và được truyền thông rộng rãi đến công chúng trước khi diễn ra. Để tổ chức sự kiện này thành công, chúng ta cần chuẩn bị kỹ lưỡng với các hoạt động như thiết kế trò chơi bốc thăm trúng thưởng, cắt băng khai trương, backdrop, băng rôn, cờ phướn, và các chi tiết khác.

Khai trương siêu thị (Ảnh minh họa)

4.3 Tổ chức khai trương nhà hàng

Để chuẩn bị cho buổi khai trương nhà hàng thành công. Bạn cần chuẩn bị các chương trình khuyến mãi về giá món ăn, món tặng kèm miễn phí hoặc trò chơi may mắn, check-in tại cửa hàng để khách hàng nhận được chiết khấu hấp dẫn. Bên cạnh đó, việc truyền thông sự kiện để thu hút khách hàng cũng là một công việc quan trọng cần thực hiện. Bạn có thể mời ca sĩ, đội văn nghệ, lân sư rồng đến biểu diễn trong sự kiện khai trương để tạo ra sự bùng nổ và thu hút được sự quan tâm của khách hàng.

Khai trương nhà hàng (Ảnh minh họa)

>>>> Xem Ngay: Kế hoạch khai trương nhà hàng chi tiết

4.4 Tổ chức khai trương showroom

Việc tổ chức lễ khai trương cho các showroom, cửa hàng trưng bày, tùy thuộc vào quy mô và tính chất của showroom đưa ra các gói khai trương phù hợp. Bên cạnh đó, bạn có thể đưa ra những đặc điểm riêng để tạo sự khác biệt cho buổi lễ khai trương. Cuối cùng, không quên thực hiện các hoạt động truyền thông để quảng bá sự kiện và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

4.5 Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty

Tổ chức khai trương văn phòng, công ty là sự kiện đánh dấu một khởi đầu mới cho các doanh nghiệp. Để chuẩn bị khai trương công ty cần chuẩn bị đầy đủ các vật dụng như bàn ghế, đồ trang trí, đồ ăn, thức uống, đồ cúng, bảng hiệu và các ấn phẩm truyền thông. Ngoài ra, cần phải thực hiện các công việc quảng cáo và marketing để thu hút khách hàng đến tham dự buổi lễ khai trương của công ty hoặc văn phòng. Qua đó, tạo được sự quan tâm, chú ý và tăng độ phủ của thương hiệu doanh nghiệp.

5. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói có thể bao gồm các bước sau:

5.1 Xác định mục tiêu và kế hoạch

Đầu tiên, cần xác định mục tiêu tổ chức sự kiện khai trương, ví dụ như thu hút khách hàng mới, tăng doanh số, tạo dấu ấn cho thương hiệu... Sau đó, cần lập kế hoạch, xác định ngân sách, thời gian, địa điểm, chương trình, và các hoạt động phụ trợ khác.

5.2 Lên ý tường và xây dựng chủ đề sự kiện

Với bất kỳ sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề đều rất quan trọng, những yếu tố này cần phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà doanh nghiệp hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp cho các hoạt động của sự kiện được xâu chuỗi một cách hợp lý, đồng thời đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.

5.3 Lên kế hoạch chi tiết (timeline)

Kế hoạch chi tiết (timeline) là sự sắp xếp và định thời gian cho các hoạt động trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm cả các công việc trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này giúp cho việc quản lý và thực hiện các công việc được hiệu quả hơn, đồng thời giúp đảm bảo thời gian hoàn thành các nhiệm vụ.

Để lên timeline tốt, bạn cần căn cứ vào kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp đã đề ra, từ đó xây dựng hạng mục, kế hoạch chi tiêu cho phù hợp và chính xác nhất.

Kế hoạch chi tiết giúp quản lý và thực hiện các hoạt động một cách có kế hoạch

5.4 Lên nội dung chương trình

Nội dung chương trình trong buổi lễ khai trương là các hoạt động, nội dung và các chương trình được chuẩn bị cho buổi lễ khai trương nhằm đáp ứng mục đích và yêu cầu của sự kiện. Nội dung này phải được lên kế hoạch cẩn thận để đảm bảo rằng buổi lễ diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả truyền thông tốt nhất.

Nội dung chương trình giúp đảm bảo rằng các hoạt động được chuẩn bị và thực hiện đầy đủ và chất lượng.

5.5 Chuẩn bị tổ chức sự kiện lễ khai trương

Để tổ chức buổi lễ thành công và suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị các công việc sau:

Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ nhằm đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu của buổi lễ.

Chọn ngày và giờ tổ chức khai trương

Lập danh sách khách mời để đảm bảo tất cả đều nhận được giấy mời và được đón tiếp tốt nhất.

Thiết kế, in ấn và phát giấy mời để đưa thông tin về buổi lễ đến với khách mời

Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức và các hạng mục trang trí

Thực hiện các thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại các sở văn hoá, thể thao và du lịch, cần đảm bảo việc chuẩn bị được thực hiện đầy đủ.

5.6 Tiến hành tổ chức sự kiện lễ khai trương

Để tiến hành tổ chức lễ khai trương, bạn cần chuẩn bị các công việc sau:

Công tác thi công dàn dựng và trang trí:

Khu vực bên ngoài: treo banner, cờ phướn

Khu vực dọc lối đi vào: lắp đặt cổng chào, cột barrier, trải thảm đỏ, đặt cây cảnh

Trang trí và chuẩn bị cho khu vực tiệc: lắp đặt nhà bạt, backdrop, sân khấu, bàn ghế, trải thảm và trang trí 

Chuẩn bị mâm lễ vật khấn cúng khai trương và dụng cụ cắt băng khai trương

Dọn dẹp vệ sinh

Nội dung buổi lễ tổ chức khai trương:

Lễ tân đón tiếp khách mời và giải quyết các tình huống phát sinh.

Các tiết mục múa lân sư rồng, múa trống để mở màn

Tiết mục văn nghệ chào mừng

MC dẫn chương trình tuyên bố lý do tổ chức khai trương

Giới thiệu khách mời và mời đại biểu phát biểu khai mạc buổi lễ

Tiến hành cúng lễ khai trương: bao gồm bày lễ vật lên bàn lớn trước cửa công ty, châm đèn, hương và khấn 3 vái cắm hương và đọc bài văn khấn. Sau khi hết tuần hương, khấn tạ thần linh 3 vái rồi lấy vàng mã đi hóa. Nếu chọn người hợp tuổi với gia chủ khai trương mua hàng cũng sẽ mang lại tài lộc cho cửa hàng và công ty.

Tiến hành nghi thức cắt băng khai trương và khánh thành.

Tiếp tân tiễn khách ra về và tặng quà (nếu có)

5.7 Kết thúc lễ khai trương

Sau khi buổi lễ khai trương kết thúc là công việc tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị, dọn dẹp vệ sinh trả mặt bằng cho doanh nghiệp và địa phương

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tổ chức một lễ khai trương hoàn hảo mà không phải lo lắng về tất cả các quy trình trên, bạn có thể tìm đến các đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói. Các đơn vị này sẽ giúp bạn lên ý tưởng, thiết kế và lên kế hoạch, giúp bạn tổ chức buổi lễ khai trương một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, công sức.

6. Báo giá tổ chức sự kiện khai trương trọn gói, chuyên nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu và quy mô riêng, vì vậy báo giá sự kiện khai trương cũng có nhiều gói khác nhau để khách hàng lựa chọn. Nha Trang Event cần thêm một vài thông tin về sự kiện của bạn, bao gồm:

• Địa điểm tổ chức sự kiện?
• Ngày và giờ diễn ra sự kiện?
• Số lượng khách mời dự kiến?
• Quy mô của sự kiện?
• Yêu cầu đặc biệt nào khác?

Dựa trên những thông tin trên, chúng tôi có thể tạo ra một báo giá tổ chức sự kiện khai trương trọn gói, chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu của bạn. Hoặc liên hệ trực tiếp với hotline: 0942 893 208 để được tư vấn chi tiết.

7. Mẫu kịch bản khai trương cửa hàng, văn phòng chi tiết

Tùy vào từng nội dung, chủ đề mà người chuẩn bị kịch bản cần xây dựng sao cho linh hoạt để phù hợp với chương trình. Kịch bản cho một sự kiện khai trương cơ bản gồm những phần chính như:

STT	NỘI DUNG	CHI TIẾT
I. ĐÓN KHÁCH (15 PHÚT)
1	Đón khách	Đại diện doanh nghiệp chào đón khách mời đến tham dự và chụp hình checkin khách đến tham dự.
II. ỔN ĐỊNH VỊ TRÍ (15 – 30 PHÚT)
1	Ổn định chỗ ngồi	MC thông báo khách ổn định chỗ ngồi khoảng 2 – 3 lần
III. VĂN NGHỆ CHÀO MỪNG(6 PHÚT)
1	Văn nghệ chào mừng	MC giới thiệu lên sân khấu các nghệ sĩ, lân sư, biểu diễn tiết mục văn nghệ mừng khai trương
IV. KHAI MẠC LỄ KHAI TRƯƠNG (15 PHÚT)
1	Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu	MC gửi lời chào và công bố khai mạc lễ khai trương. Thực hiện giới thiệu chi tiết các đại biểu, khách mời đến tham dự.
2	Đại diện phát biểu	Đại diện phát biểu tuyên bố khai mạc buổi lễ khai trương. Giới thiệu về doanh nghiệp và các sản phẩm của doanh nghiệp.
V. CẮT BĂNG KHÁNH THÀNH (5 PHÚT)
1	Cắt băng khai trương và múa lân	MC điều hành sân khấu sau lời phát biểu của người đại diện. Thực hiện mời các đại biểu cùng ban Lãnh đạo BẮT ĐẦU cắt băng khai trương
VI.TRẢI NGHIỆM SẢN PHẨM (15 – 20 PHÚT)
1	Trải nghiệm sản phẩm	Nhân viên/PG hướng dẫn khách hàng tham gia trải nghiệm dùng thử các sản phẩm
VII. CÁC TIẾT MỤC VĂN NGHỆ, MINI GAME (40 PHÚT)
1	Văn nghệ	5 phút (Chỉ nên để thêm 1 tiết mục)
2	Mini game	MC mời người đại diện lên điều hành trò chơi (nếu có) hoặc trực tiếp điều hành. Game nên diễn ra trong 10 phút
3	Bốc thăm trúng thường	MC hoặc đại diện doanh nghiệp bốc thăm và công bố khách mời may mắn nhận được quà của sự kiện.
VIII. KẾT THÚC LỄ KHAI TRƯƠNG
1	Bế mạc chương trình	MC phát biểu bế mạc chương trình, gửi lời cảm ơn đến tất cả khách mời và gửi quà tặng cho các khách mời tham dự(nếu có).

8. NhaTrangEvent.vn – Đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói cho công ty, văn phòng, cửa hàng

Nha Trang Event là lựa chọn lý tưởng cho việc tổ chức sự kiện khai trương trọn gói cho công ty, văn phòng, cửa hàng. 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ khai trương tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất cho khách hàng của mình.

Đội ngũ nhân sự của chúng tôi được tuyển chọn kỹ càng và chuyên nghiệp, có sự sáng tạo và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng và sân khấu hiện đại sẽ đảm bảo cho sự kiện của bạn diễn ra thành công và ấn tượng. Chúng tôi cũng đảm bảo tuân thủ đúng quy trình và giám sát sự kiện chặt chẽ để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ khảo sát, thiết kế và thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TRANG TRÍ NHA TRANG

• Điện thoại: 0258 3 541 568
• Di động: 0942 89 32 08 (Hòa Đoàn)
• Email: gm@adsviet
• Website: www.nhatrangevent.vn
• Facebook:https://fb.com/AdsViet.NhaTrangEvents
• Địa chỉ: Số 168 Đường Củ Chi, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang, Khánh Hòa.

Xem thêm

Tổ Chức Activation Tại Nha Trang

 Tổ chức Activation hay còn gọi là hoạt động kích hoạt thương hiệu. Có thể hiểu, đây là một trong những hình thức tiếp thị để làm mới thương hiệu và mở rộng tệp khách hàng.

 Tổ chức Activation hay còn gọi là hoạt động kích hoạt thương hiệu. Có thể hiểu, đây là một trong những hình thức tiếp thị để làm mới thương hiệu và mở rộng tệp khách hàng.

Xem thêm

LỄ HỘI TRẺ THƠ – KISCASTLE 01/06/2018

Công ty tổ chức sự kiện NhaTrangEvent.Vn rất vui khi đã mang

Xem thêm

TIỆC TEABREAK CHO NHÂN VIÊN – GLOBAL MEDIA

Cuối tuần vừa qua (26/06/2018), NhaTrangEvent hân hạnh được

Xem thêm

SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG NHÀ MÁY PANEL IWATANI

Sáng ngày 25/03/2017 công ty Cổ Phần Quảng Cáo & Truyền Thông ADSVIET

Xem thêm