Tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Tổ chức Lễ khánh thành là dấu mốc quan trọng đánh dấu sự thành công và sự phát triển của doanh nghiệp, tuy nhiên, việc chuẩn bị và tổ chức một lễ khánh thành đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Bằng việc sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và công sức cần thiết để chuẩn bị sự kiện, đồng thời đảm bảo sự hoàn hảo và đẳng cấp cho sự kiện của mình

1. Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện rất quan trọng đối với các doanh nghiệp,đây là dịp để chính thức đánh dấu việc hoàn thành một công trình, dự án hoặc sự thành lập của một tổ chức, đơn vị. Lễ khánh thành mang trong mình ý nghĩa của một sự khởi đầu thuận lợi với nhiều may mắn và chứa đầy hy vọng vào hoạt động tương lai của công trình.

Ngoài việc thông báo với các tổ chức, đơn vị liên quan, lễ khánh thành còn có ý nghĩa cầu mong mọi hoạt động sau đó diễn ra thuận lợi và thành công. Với ý nghĩa đặc biệt này, buổi lễ trở thành một dịp để các đối tác, khách hàng cùng chia sẻ niềm vui và hy vọng với doanh nghiệp.

2. Sự khác nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương

Lễ khánh thành và lễ khai trương là hai sự kiện thường bị nhầm lẫn là một vì chúng có kịch bản tương tự và cùng mục đích là giới thiệu hoặc khai trương một công trình hoặc hoạt động kinh doanh mới. Tuy nhiên, hai sự kiện này lại mang những ý nghĩa khác nhau.

• Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony)

- Là sự kiện diễn ra sau khi một công trình, dự án hoàn tất và được đưa vào hoạt động. Đây là dịp để đánh dấu sự thành công và khởi đầu của một công trình mới, đồng thời thông báo tới các đơn vị, tổ chức liên quan và khẳng định vị thế của công trình đó. 

- Lễ khánh thành thường được tổ chức với một không gian trang trọng, nghiêm túc và ấn tượng, với sự tham dự của các đại diện của chính quyền, các đối tác, khách hàng và cộng đồng.

- Lễ khánh thành thường gắn liền với các công trình, dự án xây dựng như: khánh thành nhà máy, khánh thành tòa nhà, khánh thành trường học, khánh thành công ty, …

• Lễ khai trương (Grand Opening) 

- Là sự kiện đánh dấu sự khởi đầu hoạt động của một doanh nghiệp, cửa hàng, showroom hoặc một chi nhánh mới. Đây là dịp để quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mới. 

- Lễ khai trương thường được tổ chức với một không gian ấm cúng, thân thiện và gần gũi hơn so với lễ khánh thành, với mục đích tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác và cộng đồng xung quanh.

- Lễ khai trương bao giờ cũng gắn liền với các hoạt động buôn bán kinh doanh của doanh nghiệp và chủ cửa hàng như: Khai trương cửa hàng, khai trương showroom, khai trương nhà hàng, chi nhánh... 

Lễ khánh thành và lễ khai trương là hai sự kiện quan trọng đánh dấu sự khởi đầu của một công trình hoặc doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi sự kiện lại mang những ý nghĩa và cách tổ chức khác nhau, phù hợp với mục đích của từng sự kiện.

3. Ý nghĩa và tầm quan trọng của buổi lễ khánh thành

Lễ khánh thành là sự kiện đặc biệt, mang ý nghĩa khởi đầu may mắn và hy vọng cho hoạt động kinh doanh tương lai của công trình. Tổ chức lễ khánh thành thành công mang ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp

• Về mặt tâm linh

Đối với quan niệm “Có thờ có thiêng có kiêng có lành” của người Phương Đông, nhà cửa công trình là một phần quan trọng trong cuộc sống và kinh doanh. Tổ chức lễ khánh thành giúp chủ đầu tư yên tâm về sự hoạt động suôn sẻ của công trình. Bên cạnh đó, buổi lễ cũng là một nét văn hóa từ xa xưa được tổ chức ở hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ.

• Xây dựng hình ảnh

Tổ chức lễ khánh thành tạo hình ảnh tốt cho công ty, thu hút khách hàng mới và đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch tỉ mỉ và chiến dịch marketing tốt sẽ giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ và đem lại những bước tiến quan trọng cho doanh nghiệp.

• Về mặt kinh doanh

Lễ khánh thành thường được tổ chức với quy mô lớn và tạo nên ảnh hưởng đến khu vực xung quanh, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. 

Sự kiện này giúp chủ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của cá nhân và doanh nghiệp, quảng cáo sản phẩm và dịch vụ đến với công chúng, từ đó tạo ra các mối quan hệ tốt và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 

Việc đầu tư tổ chức bài bản, hoành tráng giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp và khẳng định vị trí của công trình đó trong lòng khách mời.

Với ý nghĩa quan trọng đó, nhiều khách hàng luôn băn khoăn làm sao để tổ chức một sự kiện khánh thành thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời. Hiểu được điều đó, Sự Kiện Nha Trang luôn sẵn sàng cùng khách hàng lên ý tưởng, triển khai và hoàn thiện từng khâu để đem tới một buổi lễ khánh thành chuyên nghiệp, tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và nâng cao hình ảnh thương hiệu, đồng thời đẩy mạnh hợp tác làm ăn với đối tác và khách hàng tiềm năng.

4. Cách lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Để bắt đầu thực hiện một dự án tổ chức sự kiện lễ khánh thành, việc đầu tiên cần làm là lập một kế hoạch tổ chức lễ khánh thành hoàn chỉnh. Thường các hạng mục và kế hoạch tổ chức sẽ phải chuẩn bị trước một tháng trước khi sự kiện bắt đầu. Tiếp theo là lên kịch bản chi tiết chương trình và book nhân sự chạy sự kiện. Dưới đây là một số bước cơ bản trong quá trình lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, mà bạn có thể tham khảo:

4.1 Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Khi thực hiện một chương trình, việc lên ý tưởng và xác định chủ đề là rất quan trọng. Điều này áp dụng cho mọi sự kiện, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Để xác định ý tưởng và chủ đề phù hợp, cần dựa vào mục đích của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Chương trình cần có nội dung sáng tạo, độc đáo và gây ấn tượng mạnh cho khách mời tham dự. Đồng thời, chương trình cần truyền tải thông điệp, mong muốn của doanh nghiệp đến các khách mời tham dự.

4.2 Lên danh sách, số lượng khách mời

Việc lập danh sách và xác định số lượng khách mời là rất quan trọng để đảm bảo quy mô và chất lượng của sự kiện khánh thành. Đặc biệt, nên chọn lựa kỹ các khách mời quan trọng, có tầm ảnh hưởng để nâng cao hiệu quả của chương trình. Cần mời cả đối tác và khách hàng tiềm năng để tăng cơ hội quảng bá sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách cần được thực hiện chu đáo và cẩn thận để đảm bảo khách mời có được trải nghiệm tốt nhất. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp và thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức sự kiện.

4.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng và có ảnh hưởng đáng kể đến quy mô của sự kiện. Thông thường, lễ khánh thành sẽ được tổ chức tại nơi công trình hoàn thiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc chọn một địa điểm gần đó cũng là một giải pháp khả thi để thuận tiện cho việc tổ chức.

Khi đã biết số lượng khách mời dự kiến, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng sẽ trở nên đơn giản hơn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc lựa chọn một địa điểm thân thiện và tiện nghi cũng sẽ giúp tạo ra ấn tượng tốt và thu hút sự quan tâm của khách mời tham dự.

4.4 Lên các hạng mục cần chuẩn bị

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về chương trình khánh thành, việc tiếp theo là phải lên kế hoạch chi tiết để chuẩn bị cho sự kiện. Việc này bao gồm phân chia công việc và lên các hạng mục cần chuẩn bị để tránh tình trạng thiếu hụt khi bước vào khâu triển khai sự kiện.

Các hạng mục cần chuẩn bị bao gồm:

• Xin giấy phép tổ chức
• Thiết kế sân khấu, bandroll, standee, backdrop, cổng chào, và các yếu tố trang trí khác
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng, hoa tươi, bóng trang trí, bộ cắt băng khánh thành, đồ uống, tiệc teabreak, và các vật dụng khác cần thiết cho sự kiện
• Thi công, trang trí, cổng bóng, cổng hơi tại địa điểm tổ chức
• Lựa chọn nhân sự phù hợp như MC, ca sĩ, nhóm nhảy, lân sư rồng, PG lễ tân, và các vị trí khác
• Lập kế hoạch truyền thông và quảng bá sự kiện thông qua các phương tiện truyền thông như báo chí, đài truyền hình, và các kênh truyền thông khác
• Quản lý rủi ro trong sự kiện và có phương án, biện pháp khác phục kịp thời

Việc chuẩn bị kỹ càng như vậy sẽ giúp cho sự kiện khánh thành được tổ chức một cách hiệu quả và thành công.

4.5 Dự trù ngân sách, chi phí tổ chức

Cần phải tính toán và xác định được mức kinh phí cần bỏ ra cho sự kiện. Sau đó, lên kế hoạch tổ chức về nhân sự và các trang thiết bị cần có để diễn ra buổi lễ.

Phân bổ ngân sách cho các hạng mục cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo chi phí được sử dụng một cách hợp lý. Các chi phí có thể được phân bổ cho thiết bị, nhân sự, tiệc và các chi phí phát sinh khác. Việc phân bổ kinh phí đúng cách sẽ giúp cho sự kiện được tổ chức hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đề ra.

4.6 Xây dựng kịch bản chương trình

Dựa vào mục đích của sự kiện và thông điệp cần truyền tải, cần lập kế hoạch chương trình và timeline chi tiết từ giờ tổ chức đến giờ kết thúc.

Kế hoạch chương trình nên bao gồm các phần chính sau:

1. Tiếp đón khách.
2. Trống hội, múa lân sư rồng chào mừng.
3. Giới thiệu về sự kiện và mục đích của buổi lễ.
4. Phát biểu chào mừng của đại diện tổ chức.
5. Phát biểu của đại diện khách mời.
6. Lễ cắt băng khánh thành.
7. Tham quan nhà máy, công trình.
8. Biểu diễn nghệ thuật.
9. Kết thúc buổi lễ

Tất cả các phần trong chương trình nên được sắp xếp một cách hợp lý và phù hợp với mục đích của sự kiện, đảm bảo tính liên tục và thu hút sự chú ý của khách mời.

5. Quy trình tổ chức lễ khánh thành

5.1. Chuẩn bị trước sự kiện

1. Xin giấy phép

Tùy thuộc vào tính chất của công trình, việc xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền là bước cần thiết để đảm bảo sự thành công của buổi lễ và tránh những rắc rối pháp lý không đáng có. Tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hoàn thiện để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng, đồng thời đảm bảo việc tiến hành buổi lễ thuận lợi và hiệu quả.

2. Trang trí lắp đặt các hạng mục

Trang trí và lắp đặt các hạng mục sự kiện được chia thành từng khu vực cụ thể để đảm bảo sự thống nhất và tối ưu hóa trải nghiệm cho khách mời tham dự.

• Khu vực cổng và lối vào sự kiện: Được lắp đặt cổng chào, trải thảm dọc lối đi và trang trí hoa chúc mừng để tạo nên sự sang trọng và đón tiếp khách mời một cách chuyên nghiệp. Việc treo bandroll, standee và bàn check-in cũng sẽ được sắp xếp để tiếp nhận khách mời một cách thuận tiện và nhanh chóng.
• Khu vực xung quanh sự kiện: Được trang trí bằng các hạng mục như treo bandroll dọc, ngang, cờ,... để thông báo đến đơn vị xung quanh về sự kiện diễn ra tại địa điểm này.
• Khu vực sân khấu: Là nơi tập trung chính của sự kiện, để đảm bảo sự thành công của sự kiện, việc lắp đặt sân khấu cùng với các thiết bị âm thanh ánh sáng phải phù hợp. Trang trí hai bên sân khấu. Hệ thống báo điện cũng sẽ được lắp đặt để đảm bảo sự liên lạc và an toàn.
• Khu vực dưới sân khấu: Sắp xếp bàn ghế cho khách mời tham dự và chuẩn bị đồ uống, tiệc teabreak. Đồng thời, dọn dẹp vệ sinh  các khu vực để đảm bảo sự thoải mái và tiện lợi cho khách mời.

3. Bố trí nhân sự chạy sự kiện

Việc bố trí nhân sự cho từng khu vực là một trong những bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị và chạy sự kiện. Nhân sự sẽ được phân công cho từng khu vực cụ thể để đảm bảo sự hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện.

Sau khi bố trí nhân sự xong, công việc đào tạo và training sẽ được thực hiện để đảm bảo nhân sự được nắm rõ các kế hoạch và công việc cần thực hiện tại khu vực mình đảm nhiệm. Nhân sự sẽ được hướng dẫn cách thức thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời được trang bị kiến thức cần thiết để đối phó với các tình huống khẩn cấp.

5.2 Trong sự kiện

Các bước trong quy trình tổ chức lễ khánh thành trong sự kiện bao gồm:

• Đón khách: Đội ngũ lễ tân được trang bị đồng phục hoặc trang phục áo dài sẽ đón tiếp khách tại cửa ra vào. Lễ tân sẽ cài hoa và hướng dẫn khách kí ghi danh. Sau đó, khách sẽ được mời sử dụng tiệc trà trong khi chờ diễn ra buổi lễ và được đưa đến vị trí chỗ ngồi phù hợp.
• Tiết mục mở màn: Các tiết mục biểu diễn mở màn sẽ được sử dụng để ổn định chỗ ngồi và thu hút sự chú ý của khách mời. Trống hội và lân sẽ múa chào mừng tạo không khí náo nhiệt cho buổi lễ.
• Giới thiệu đại biểu và khách mời: MC sẽ lên sân khấu để giới thiệu các đại biểu và khách mời quan trọng có mặt trong buổi lễ.
• Phát biểu mở màn: Đại diện doanh nghiệp sẽ được mời lên phát biểu mở màn cho buổi lễ.
• Nghi thức cắt băng khánh thành: Lễ tân sẽ đưa đồ cắt băng tiến lên sân khấu. MC sẽ mời đại diện doanh nghiệp và đại diện khách mời lên thực hiện nghi thức cắt băng, đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp. Pháo điện và pháo trang kim sẽ nổ cùng lúc để nghi thức cắt băng thêm phần ấn tượng.
• Tham quan nhà máy: Đại diện doanh nghiệp sẽ dẫn khách tham quan nhà máy, công trình. Lân sư rồng sẽ múa cầu may.
• Tiết mục văn nghệ: Các tiết mục văn nghệ sôi động sẽ được biểu diễn để tạo không khí cho chương trình.
• Kết thúc buổi lễ: Sau khi buổi lễ kết thúc, tiếp viên sẽ tiễn khách và trao quà (nếu có) cho khách mời.

5.3 Sau sự kiện

Sau sự kiện lễ khánh thành, đội ngũ nhân viên sẽ tiến hành tháo gỡ và đóng gói các trang thiết bị âm thanh ánh sáng và các vật dụng trang trí để đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí. Đồng thời, đội ngũ nhân viên sẽ tiến hành dọn dẹp khu vực sự kiện và các khu vực vệ sinh để đảm bảo vệ sinh môi trường.

Nếu có yêu cầu, đội ngũ nhân viên sẽ thu dọn và vận chuyển các vật dụng, trang thiết bị đến địa điểm sau sự kiện. Việc này sẽ giúp cho sự kiện được hoàn thành một cách chuyên nghiệp và kết thúc suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng và khách mời tham dự sự kiện.

6. Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức lễ khánh thành?

Doanh nghiệp không nên tự tổ chức khánh thành vì nhiều lý do sau:

Thiếu kinh nghiệm: Lễ khánh thành là một sự kiện trọng đại cần có sự chuẩn bị chu đáo và chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện này có thể dẫn đến những vấn đề như không đủ trang thiết bị, phân bổ thời gian không hiệu quả hay quản lý không tốt trong quá trình tổ chức.

Chi phí cao: Tổ chức sự kiện khai trương tốn rất nhiều chi phí, bao gồm chi phí trang trí, thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí thuê địa điểm, chi phí tổ chức và quản lý đội ngũ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện có thể dẫn đến việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả và phát sinh chi phí không cần thiết.

Tốn thời gian, công sức: Tổ chức sự kiện khai trương cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu doanh nghiệp tự tổ chức các hoạt động sẽ khiến người lao động lãng phí thời gian, sức lực trong công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Thiếu chuyên nghiệp: Nếu công ty tự tổ chức sự kiện có thể không đạt được mục đích đề ra hoặc không để lại ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác hay công chúng. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Vì vậy, để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của sự kiện khánh thành, doanh nghiệp nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có kinh nghiệm để hỗ trợ, tư vấn trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện sự kiện.

7. Nha Trang Event cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp trọn gói

Việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện phù hợp trong thời điểm hiện nay là một thử thách đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tìm được một đối tác có đầy đủ sự chuyên nghiệp, từ thái độ phục vụ cho đến cách thức thực hiện công việc, không hề dễ dàng chút nào.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Nha Trang Event cam kết cung cấp cho quý khách hàng những dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp với giá cả phải chăng nhất. Nếu quý khách gặp khó khăn hay có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình tổ chức, hãy liên hệ ngay đến Nha Trang Event. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ tận tình để đảm bảo sự thành công của sự kiện của quý khách hàng.

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TRANG TRÍ NHA TRANG

• Điện thoại: 0258 3 541 568
• Di động: 0942 89 32 08 (Hòa Đoàn)
• Email: gm@adsviet
• Website: www.nhatrangevent.vn
• Facebook:https://fb.com/AdsViet.NhaTrangEvents
• Địa chỉ: Số 168 Đường Củ Chi, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang, Khánh Hòa.